Conservez l’original lorsqu’il prouve identité, citoyenneté, propriété, autorité ou acte juridique exécuté ; porte un sceau, un dispositif de sécurité, une notarisation ou une signature originale ; est difficile à remplacer ; ou possède une valeur historique. Le scan facilite l’accès et la récupération, sans acquérir automatiquement la même fonction juridique ou probatoire.
Note éditoriale : Sources vérifiées le 19 août 2026. Cet article résume des sources publiées et ne remplace pas un conseil juridique, fiscal ou de sécurité.
Quatre questions avant de détruire
Vérifiez si un organisme exigera l’original ou une copie certifiée, si le papier comporte des éléments que l’image restitue mal, si le remplacement serait difficile et si l’objet a une valeur familiale ou historique. En cas de doute, gardez le papier.
Originaux à conserver en général
Passeports valides, actes d’état civil et de citoyenneté, cartes de sécurité sociale, testaments, procurations, titres, actes notariés et archives familiales irremplaçables méritent un rangement sûr. Les exigences varient : interrogez l’émetteur ou le destinataire.
Quand le numérique peut suffire
Factures, relevés et reçus ordinaires peuvent souvent rester numériques s’ils sont complets, lisibles, récupérables et sauvegardés. Pour l’impôt fédéral américain, Revenue Procedure 97-22 traite intégrité, indexation, récupération et reproduction lisible ; d’autres pays et contrats peuvent exiger davantage.
Quand la règle est mise à l’épreuve
La règle paraît abstraite jusqu’au moment où quelqu’un, au guichet, tient votre impression. Au rendez-vous passeport on demande l’acte de naissance ; pour un changement de nom la banque veut l’acte de mariage ; le service de publicité foncière veut l’acte lui-même. Un scan parfait est le mauvais objet dans ces trois pièces, et pas parce qu’il serait illisible. Ce que l’on vérifie, c’est le papier : son sceau, ses éléments de sécurité, le fait qu’un bureau précis l’a délivré. Avant de détruire quoi que ce soit, demandez-vous quelle institution voudra un jour tenir cette feuille, et laissez sa réponse trancher.
Garder l’original et travailler quand même en numérique
Ce n’est pas l’un ou l’autre. Le flux qui sert les deux :
- Numérisez le document proprement et lisiblement, recto et verso si le dos porte quelque chose.
- Nommez le fichier pour le retrouver dans cinq ans et rangez-le là où vous le chercheriez vraiment.
- Notez, dans le nom du fichier ou sur une petite liste, où se trouve physiquement le papier.
- Rangez le papier dans un endroit qui survit à l’humidité, à la chaleur et à un déménagement — pas dans le tiroir des prospectus.
- Vérifiez la copie numérique une fois par an : s’ouvre-t-elle encore, se lit-elle encore, est-elle toujours sauvegardée ?
Vous répondez ainsi aux deux questions : le scan gère le quotidien, l’original attend le jour où quelqu’un voudra voir le papier.
Rôle de ScanLens
ScanLens crée des copies PDF ou image et exécute l’OCR sur l’iPhone. L’app ne décide pas de la valeur juridique, historique ou contractuelle de l’original. Voir numériser des documents et reçus numériques et IRS.
