本人確認、国籍、所有権、権限、成立した法的行為を証明する書類、印章・セキュリティ要素・公証・原署名がある書類、再取得が難しい書類、歴史的価値がある資料は紙の原本を残してください。スキャンは閲覧や再発行の助けになりますが、同じ法的・証拠上の役割を自動的に得るわけではありません。
編集部から： 資料は2026年8月19日に確認しました。本稿は公開資料の要約であり、法律・税務・セキュリティの個別助言ではありません。
廃棄前の4つの確認
原本または認証コピーを求められるか、画像で再現できない要素があるか、再発行が難しいか、物自体に家族・歴史上の価値があるかを確認します。判断できない場合は紙を残し、スキャンを作業用コピーにします。
通常は原本を残す資料
有効なパスポート、出生・婚姻・国籍関係の証明、Social Securityカード、遺言、委任状、権利証、登記・公証書類、代替できない家族資料は安全に保管すべきです。要件は異なるため、発行機関や提出先に確認してください。
デジタル記録で足りる場合
通常の請求書、明細、領収書は、完全で読め、検索・復元でき、バックアップがあればデジタル保管できる場合があります。米国連邦税務のRevenue Procedure 97-22は、完全性、索引、検索、読める再現を扱います。他国や契約は別です。
規則が試されるとき
この規則は抽象的に聞こえます。窓口の担当者があなたの印刷物を手に取るまでは。パスポートの手続きでは出生証明書を求められ、名義変更では銀行が婚姻証明書を求め、登記所は権利証そのものを求めます。どれほどきれいなスキャンでも、この三つの場面では対象が違います。読めないからではありません。確かめられているのは紙そのもの——押印、偽造防止の仕様、特定の役所が発行したという事実です。何かを処分する前に、この紙をいつか手に取りたがる機関はどこかと考え、その答えに従ってください。
原本を残したまま、デジタルでも回す
どちらか一方を選ぶ話ではありません。両方を成り立たせる手順はこうです。
- 書類をきれいに、読める状態でスキャンする。裏面に記載があるなら両面を。
- 五年後の自分が見つけられる名前を付け、実際に探しにいく場所へ置く。
- 紙が物理的にどこにあるかを、ファイル名か短い一覧に書き添える。
- 紙は湿気と高温と引っ越しに耐える場所へ。広告チラシと同じ引き出しは避ける。
- デジタルの控えを年に一度点検する。まだ開くか、まだ読めるか、まだバックアップされているか。
こうすれば問いの両方に答えが出ます。日常はスキャンが引き受け、原本は「紙を見せてほしい」と言われる日のために残ります。
ScanLensの役割
ScanLensはPDFや画像のコピーを作り、iPhone上でOCRを行います。原本の法的・歴史的・契約上の価値は判断しません。紙書類の電子化とデジタル領収書とIRSも参照してください。
