当文件用于证明身份、公民身份、所有权、授权或已经完成的法律行为，带有印章、防伪特征、公证或原始签名，难以补办，或本身具有历史价值时，应保留纸质原件。扫描件有助于查阅和补办，但不会自动获得相同的法律或证据作用。
编辑说明： 来源已于2026年8月19日核查。本文仅概述公开资料，不替代具体的法律、税务或安全建议。
销毁前的四个问题
确认接收方是否要求原件或认证副本，纸张是否包含图像无法完整呈现的特征，补办是否困难，以及实物是否具有家庭或档案价值。无法确定时，请保留纸张，并把扫描件作为工作副本。
通常应保留的原件
有效护照、出生婚姻和公民身份文件、Social Security卡、遗嘱、授权书、契据、产权文件、公证文书和不可替代的家庭资料应安全保存。具体要求不同，请向签发方或接收方确认。
电子记录可能足够的情况
普通账单、对账单和收据在完整、清晰、可检索且有备份时，通常可以电子保存。美国联邦税务的Revenue Procedure 97-22涉及完整性、索引、检索和清晰重现；其他国家、合同或机构可能有不同要求。
规则被检验的时刻
这条规则听起来很抽象，直到柜台后的人拿起你打印的那张纸。办护照时要出生证明，改名字时银行要结婚证，登记处要的是产权证原件本身。再完美的扫描件在这三个场合都是错的东西，并不是因为它看不清。被检验的正是那张纸：钢印、防伪特征、它由某个特定机关签发这一事实。在销毁任何东西之前，先想一想哪家机构有一天可能要亲手拿着它——让这个答案来决定。
留住原件，同时照样用数字件办事
这不是二选一。同时兼顾两头的做法是：
- 把文件扫干净、扫清楚；背面有内容就两面都扫。
- 给文件起一个五年后你还找得到的名字，放到你真的会去找的位置。
- 在文件名里或一张小清单上，记下这张纸实际收在哪儿。
- 把纸放在能扛住潮气、高温和一次搬家的地方——别和广告单塞进同一个抽屉。
- 每年检查一次数字件：还能打开吗？还看得清吗？还在备份里吗？
这样两个问题就都有了答案：日常由扫描件顶着，原件则留给「有人要看那张纸」的那一天。
ScanLens的作用
ScanLens可创建PDF或图像副本，并在iPhone上执行OCR。它不能判断原件的法律、历史或合同价值。请参阅纸质文件数字化和数字收据与IRS。
