Para impuestos federales de EE. UU., los autónomos deben mantener registros oportunos de todos los ingresos y gastos y documentos con importe, fecha, parte, finalidad empresarial y reparto de uso personal. Vehículo, viajes, comidas, regalos, activos, oficina en casa, nómina y base de bienes pueden exigir pruebas adicionales. Esta página no ofrece porcentajes ni deducciones de España.
Nota editorial: Fuentes revisadas el 19 de agosto de 2026. Este artículo resume fuentes publicadas y no sustituye asesoramiento legal, fiscal ni de seguridad.
Del total a la fuente
Cada total debe poder rastrearse al documento, pago, explicación empresarial, reparto, contabilidad y línea fiscal. Los formularios 1099 son solo una parte del registro de ingresos.
Gastos y uso mixto
Conserve factura o recibo, pago y relación empresarial. Para teléfono, internet, equipo u otros usos mixtos documente un reparto razonable y coherente, no un 100 % automático.
Categorías especiales
Publication 463 detalla vehículo, viajes, comidas y regalos. En activos y propiedad importan compra, puesta en servicio, uso, depreciación y venta durante varios años.
Cómo se ve la cadena en la práctica
Compras un teléfono en marzo y lo usas para el trabajo y para la familia. Lo que resiste una pregunta son cinco piezas pequeñas: la factura, el pago que muestra que salió de tu cuenta, una nota de marzo explicando cómo calculaste la parte profesional y en qué te basaste, ese mismo porcentaje aplicado en tu contabilidad y la cifra que acabó en la declaración. Cada pieza se crea en la semana en que es cierta. La versión en la que reconstruyes todo eso de memoria la primavera siguiente es la que sale mal.
Qué debe garantizar un sistema de archivo electrónico
Las reglas estadounidenses lo dicen expresamente, pero la exigencia es la misma en todas partes, y no describe un formato de archivo sino un sistema que aguante después:
- Completo: todas las páginas, los reversos incluidos, nada recortado.
- Legible: importes, fecha y emisor se leen sin adivinar.
- Recuperable: el archivo se puede rastrear hasta un apunte concreto.
- Íntegro: los cambios posteriores se detectan o no son posibles.
- Reproducible: a petición, de ahí sale una copia impresa legible.
Contrasta tu propio método con estos cinco puntos, sea cual sea la administración que acabe preguntando.
Flujo electrónico
Escanee completo, verifique OCR, vincule con el asiento, exporte de apps propietarias y pruebe copias. ScanLens no decide la deducibilidad. Vea el flujo de recibos y la guía del IRS.
