Per le imposte federali USA, gli autonomi devono tenere registri tempestivi di tutte le entrate e spese e documenti con importo, data, controparte, scopo aziendale e quota personale. Veicolo, viaggi, pasti, regali, beni, home office, paghe e base fiscale possono richiedere prove aggiuntive. Questa pagina non fornisce percentuali o deduzioni italiane.
Nota editoriale: Fonti verificate il 19 agosto 2026. L’articolo riassume fonti pubblicate e non sostituisce consulenza legale, fiscale o di sicurezza.
Dal totale alla fonte
Ogni totale deve risalire a documento, pagamento, spiegazione aziendale, ripartizione, libri e riga fiscale. I moduli 1099 sono solo una parte delle entrate.
Spese e uso promiscuo
Conserva fattura o ricevuta, pagamento e legame aziendale. Per telefono, internet o attrezzature miste documenta una ripartizione ragionevole, non il 100% automatico.
Categorie speciali
Publication 463 dettaglia veicolo, viaggi, pasti e regali. Per beni e proprietà, acquisto, messa in servizio, uso, ammortamento e cessione restano rilevanti per anni.
Come si presenta la catena nella pratica
Compri un telefono a marzo e lo usi sia per il lavoro sia per la famiglia. Ciò che regge a una domanda sono cinque piccoli pezzi: la fattura, il pagamento che mostra l’uscita dal conto, una nota di marzo che spiega come hai stabilito la quota professionale e su che cosa ti sei basato, la stessa percentuale riportata in contabilità e la cifra finita in dichiarazione. Ogni pezzo nasce nella settimana in cui è vero. La versione in cui ricostruisci tutto a memoria la primavera successiva è quella che va male.
Che cosa deve garantire un sistema di archiviazione elettronica
Le regole statunitensi lo dicono esplicitamente, ma il requisito è lo stesso ovunque, e non descrive un formato di file: descrive un sistema che regge nel tempo:
- Completo: tutte le pagine, retro compresi, niente tagliato.
- Leggibile: importi, data ed emittente si leggono senza indovinare.
- Recuperabile: il file si può ricondurre a una registrazione precisa.
- Integro: le modifiche successive sono rilevabili o impossibili.
- Riproducibile: su richiesta se ne ricava una copia stampata leggibile.
Metti alla prova il tuo metodo su questi cinque punti, qualunque sia l’amministrazione che porrà la domanda.
Flusso elettronico
Scansiona tutto, verifica OCR, collega alla registrazione, esporta dalle app e prova i backup. ScanLens non decide la deducibilità. Vedi flusso ricevute e guida IRS.
