Scansiona la ricevuta quando è ancora leggibile, controlla bordi e importi, aggiungi lo scopo aziendale e collega il file alla transazione. Riconcilia ogni settimana, chiudi il mese con le eccezioni, esporta formati comuni e prova il ripristino. Il flusso riguarda registri fiscali federali USA, non norme italiane.
Nota editoriale: Fonti verificate il 19 agosto 2026. L’articolo riassume fonti pubblicate e non sostituisce consulenza legale, fiscale o di sicurezza.
Al momento dell’acquisto
Acquisisci esercente, data, voci, imposta, totale, pagamento e retro utile. Verifica OCR e aggiungi progetto, cliente, partecipanti o scopo quando necessario.
Ogni settimana e mese
Collega ogni immagine alla transazione e risolvi mancanti, duplicati, rimborsi e acquisti misti. Esporta ogni mese immagini e registri e apri campioni fuori dalle app.
Backup e conservazione
Revenue Procedure 97-22 richiede registri completi, accurati, recuperabili e riproducibili. La sincronizzazione non è l’intero backup. Il periodo federale è spesso tre anni, con eccezioni più lunghe.
Perché settimanale e non a marzo
Il senso del giro settimanale è che i buchi si possono ancora chiudere. Un movimento senza ricevuta, il venerdì, di solito è un negozio a cui puoi telefonare, una mail di conferma che puoi ritrovare o un acquisto che ricordi abbastanza da annotarlo. Lo stesso buco a marzo, riferito a un martedì dello scorso maggio, è un’ipotesi. Dieci minuti a settimana ti comprano esattamente questa differenza.
Che cosa deve garantire un sistema di archiviazione elettronica
Le regole statunitensi lo dicono esplicitamente, ma il requisito è lo stesso ovunque, e non descrive un formato di file: descrive un sistema che regge nel tempo:
- Completo: tutte le pagine, retro compresi, niente tagliato.
- Leggibile: importi, data ed emittente si leggono senza indovinare.
- Recuperabile: il file si può ricondurre a una registrazione precisa.
- Integro: le modifiche successive sono rilevabili o impossibili.
- Riproducibile: su richiesta se ne ricava una copia stampata leggibile.
Metti alla prova il tuo metodo su questi cinque punti, qualunque sia l’amministrazione che porrà la domanda.
Ruolo di ScanLens
ScanLens acquisisce su iPhone, esegue OCR locale ed esporta PDF o immagini. Non decide la deducibilità. Vedi ricevute digitali e IRS e scansionare ricevute.
