Скануйте чек, доки він читабельний, перевіряйте краї та суми, додавайте ділову мету й пов’язуйте файл з операцією. Звіряйте щотижня, закривайте місяць списком винятків, експортуйте звичайні формати й перевіряйте відновлення. Процес стосується федеральних податкових записів США, а не правил України.
Від редакції: Джерела перевірено 19 серпня 2026 року. Матеріал узагальнює опубліковані джерела й не замінює юридичну, податкову або професійну консультацію з безпеки.
У момент покупки
Збережіть продавця, дату, позиції, податок, підсумок, спосіб оплати та потрібний зворот. Перевірте OCR і додайте проєкт, клієнта, учасників або мету.
Щотижня й щомісяця
Пов’яжіть зображення з операцією та розберіть відсутні чеки, дублікати, повернення й змішані покупки. Щомісяця експортуйте зображення та список операцій, відкривайте вибірку поза застосунками.
Резервування і зберігання
Revenue Procedure 97-22 вимагає повних, точних, доступних і відтворюваних записів. Синхронізація — не весь план резервування. Федеральний строк часто дорівнює трьом рокам, але винятки довші.
Чому щотижня, а не в березні
Сенс щотижневого проходу в тому, що дірки ще можна закрити. Операція без чека в п’ятницю — це зазвичай магазин, куди можна зателефонувати, лист-підтвердження, який можна знайти, або покупка, яку ви пам’ятаєте достатньо, щоб записати. Та сама дірка в березні, про вівторок торішнього травня, — уже здогад. Десять хвилин на тиждень купують вам саме цю різницю.
Що має забезпечувати електронна система зберігання
Американські правила кажуть це прямим текстом, але сама вимога однакова всюди — і описує вона не формат файлу, а систему, яка витримає потім:
- Повнота: усі сторінки, разом зі зворотами, нічого не зрізано.
- Читабельність: суми, дата й хто видав — читаються без здогадів.
- Видобувність: файл простежується до конкретного проведення.
- Незмінність: подальші правки помітні або неможливі.
- Відтворюваність: на вимогу з нього виходить читабельна паперова копія.
Перевірте власний порядок за цими п’ятьма пунктами — незалежно від того, яке відомство зрештою поставить запитання.
Роль ScanLens
ScanLens сканує на iPhone, виконує OCR локально та експортує PDF або зображення. Застосунок не визначає право на відрахування. Див. цифрові чеки та IRS і сканування чеків.
