Scannez le reçu tant qu’il est lisible, vérifiez bords et montants, ajoutez le motif professionnel et reliez le fichier à la transaction. Rapprochez chaque semaine, clôturez le mois avec une liste d’exceptions, exportez des formats courants et testez la restauration. Ce processus concerne les dossiers fiscaux fédéraux américains, pas les règles françaises.
Note éditoriale : Sources vérifiées le 19 août 2026. Cet article résume des sources publiées et ne remplace pas un conseil juridique, fiscal ou de sécurité.
Lors de l’achat
Capturez commerçant, date, lignes, taxe, total, paiement et verso utile. Vérifiez l’OCR et ajoutez projet, client, participants ou motif si nécessaire.
Chaque semaine et chaque mois
Reliez chaque image à une transaction et traitez manquants, doublons, remboursements et achats mixtes. Exportez mensuellement images et listes, puis ouvrez des échantillons hors des applications.
Sauvegarde et conservation
Revenue Procedure 97-22 exige des pièces complètes, exactes, récupérables et reproductibles. La synchronisation ne constitue pas tout le plan de sauvegarde. La période fédérale est souvent de trois ans, avec de nombreuses exceptions.
Pourquoi chaque semaine et pas en mars
L’intérêt du passage hebdomadaire, c’est que les trous se rebouchent encore. Une opération sans reçu, le vendredi, c’est en général un commerce que vous pouvez appeler, un courriel de confirmation que vous pouvez retrouver, ou un achat dont vous vous souvenez assez pour l’écrire. Le même trou en mars, pour un mardi de mai dernier, c’est une supposition. Dix minutes par semaine vous achètent exactement cette différence.
Ce qu’un système d’archivage électronique doit garantir
Les règles américaines l’écrivent noir sur blanc, mais l’exigence est la même partout, et elle ne décrit pas un format de fichier : elle décrit un système qui tient dans la durée :
- Complet : toutes les pages, versos compris, rien de coupé.
- Lisible : montants, date et émetteur se lisent sans deviner.
- Retrouvable : le fichier se rattache à une écriture précise.
- Intègre : les modifications ultérieures sont détectables ou impossibles.
- Reproductible : sur demande, on en tire une copie imprimée lisible.
Confrontez votre propre méthode à ces cinq points, quelle que soit l’administration qui posera la question.
Rôle de ScanLens
ScanLens capture sur iPhone, exécute l’OCR localement et exporte PDF ou images. Il ne décide pas de la déductibilité. Voir reçus numériques et IRS et scanner des reçus.
