在收据仍清晰时扫描，检查边缘和金额，补充商业目的，并把文件关联到交易。每周核对，每月解决例外，导出常见格式并测试恢复。该流程针对美国联邦税务记录，不是中国税务规则。
编辑说明： 来源已于2026年8月19日核查。本文仅概述公开资料，不替代具体的法律、税务或安全建议。
购买时
保存商家、日期、明细、税额、总额、付款方式和必要背面。核对OCR，并补充项目、客户、参加者或商业目的。
每周与每月
把每张图关联到交易，处理缺失、重复、退款和公私混合支出。每月导出图像和交易清单，并在原应用之外打开抽样文件。
备份与保存
Revenue Procedure 97-22要求完整、准确、可检索和可复制的记录。同步并不等于完整备份。联邦期限通常是三年，但有许多更长的例外。
为什么是每周，而不是等到三月
每周过一遍的意义，在于这时窟窿还补得上。周五发现一笔没有小票的交易，通常意味着一家你可以打电话过去的店、一封找得到的确认邮件，或者一笔你还记得清楚、足以写下来的消费。同样的窟窿放到三月，针对的是去年五月的某个周二，那就只能靠猜了。每周十分钟，买的正是这个差别。
电子留存系统必须做到什么
美国的规则把这条写得很明白，但要求本身在哪里都一样，而且它说的不是文件格式，而是一套日后经得起查的做法：
- 完整：每一页都在，背面也在，没有被裁掉。
- 清晰：金额、日期、开具方不用猜就能看清。
- 可调取：这个文件能追溯到某一笔具体记账。
- 未被篡改：事后的改动要么留痕，要么根本改不了。
- 可再现：需要时能从中打出一份看得清的纸质件。
无论最后来问的是哪个部门，都用这五条检查一遍自己的做法。
ScanLens的角色
ScanLens在iPhone上拍摄、执行本地OCR并导出PDF或图片。它不判断费用能否扣除。另见数字收据与IRS和扫描收据。
