Escanee el recibo mientras sea legible, revise todos los bordes e importes, añada la finalidad empresarial y vincule el archivo con la transacción. Concilie semanalmente, cierre cada mes con una lista de excepciones, exporte formatos comunes y pruebe la restauración. Este proceso se refiere a registros fiscales federales de EE. UU., no a las reglas españolas.
Nota editorial: Fuentes revisadas el 19 de agosto de 2026. Este artículo resume fuentes publicadas y no sustituye asesoramiento legal, fiscal ni de seguridad.
En el momento de compra
Capture comercio, fecha, líneas, impuesto, total, pago y reverso relevante. Compruebe el OCR y añada proyecto, cliente, asistentes o finalidad cuando proceda.
Cada semana y mes
Vincule cada imagen a una transacción y resuelva faltantes, duplicados, reembolsos y compras mixtas. Exporte mensualmente imágenes y listados y abra muestras fuera de las aplicaciones.
Copia y conservación
Revenue Procedure 97-22 exige registros completos, exactos, recuperables y reproducibles. La sincronización no es todo el plan de copia. El periodo federal suele ser tres años, pero muchas situaciones exigen más.
Por qué semanal y no en marzo
El sentido de la pasada semanal es que los huecos todavía se pueden tapar. Un movimiento sin recibo, el viernes, suele ser una tienda a la que puedes llamar, un correo de confirmación que puedes encontrar o una compra que aún recuerdas lo bastante bien como para anotarla. Ese mismo hueco en marzo, referido a un martes del mayo pasado, es una suposición. Diez minutos a la semana te compran exactamente esa diferencia.
Qué debe garantizar un sistema de archivo electrónico
Las reglas estadounidenses lo dicen expresamente, pero la exigencia es la misma en todas partes, y no describe un formato de archivo sino un sistema que aguante después:
- Completo: todas las páginas, los reversos incluidos, nada recortado.
- Legible: importes, fecha y emisor se leen sin adivinar.
- Recuperable: el archivo se puede rastrear hasta un apunte concreto.
- Íntegro: los cambios posteriores se detectan o no son posibles.
- Reproducible: a petición, de ahí sale una copia impresa legible.
Contrasta tu propio método con estos cinco puntos, sea cual sea la administración que acabe preguntando.
Papel de ScanLens
ScanLens captura en iPhone, ejecuta OCR local y exporta PDF o imágenes. No determina la deducibilidad. Consulte recibos digitales e IRS y escanear recibos.
