Scannen Sie einen Beleg, solange er lesbar ist, prüfen Sie Betrag und Ränder, ergänzen Sie Geschäftszweck und fehlenden Kontext und verknüpfen Sie die Datei mit der Transaktion. Gleichen Sie wöchentlich ab, schließen Sie jeden Monat mit einer Ausnahmeliste ab, exportieren Sie gängige Formate und testen Sie die Wiederherstellung. Dieser Workflow bezieht sich auf allgemeine US-Bundessteuerunterlagen.
Redaktioneller Hinweis: Quellen geprüft am 19. August 2026. Dieser Beitrag fasst veröffentlichte Quellen zusammen und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Sicherheitsberatung.
Beim Kauf
Erfassen Sie Händler, Datum, Positionen, Steuer, Gesamtbetrag, Zahlungsmittel und relevante Rückseiten. Prüfen Sie OCR gegen das Bild und notieren Sie Projekt, Kunde, Teilnehmer oder Geschäftszweck, soweit erforderlich.
Wöchentlich und monatlich
Ordnen Sie jeden Beleg einer Bank-, Karten-, Bar- oder Erstattungstransaktion zu. Klären Sie fehlende Belege, Duplikate, Rückzahlungen sowie gemischte private und geschäftliche Beträge. Exportieren Sie monatlich Bilder und Buchungslisten und öffnen Sie Stichproben außerhalb der Apps.
Sicherung und Aufbewahrung
Revenue Procedure 97-22 verlangt vollständige, genaue, abrufbare und lesbar reproduzierbare elektronische Unterlagen. Eine Cloud-Synchronisation ist nicht der ganze Sicherungsplan. Die IRS-Frist ist oft drei Jahre, kann aber deutlich länger sein.
Warum wöchentlich und nicht im März
Der Sinn des wöchentlichen Durchgangs ist, dass die Lücken noch zu schließen sind. Eine Buchung ohne Beleg ist am Freitag meist ein Laden, bei dem du anrufen kannst, eine Bestätigungsmail, die du findest, oder ein Einkauf, an den du dich noch gut genug erinnerst, um ihn aufzuschreiben. Dieselbe Lücke im März, für einen Dienstag im vergangenen Mai, ist eine Vermutung. Zehn Minuten pro Woche kaufen dir genau diesen Unterschied.
Was ein elektronisches Ablagesystem leisten muss
Die US-Regeln sind hier ausdrücklich, aber die Anforderung selbst ist überall dieselbe — und sie beschreibt nicht ein Dateiformat, sondern ein System, das später standhält:
- Vollständig: jede Seite, jede Rückseite, nichts abgeschnitten.
- Lesbar: Beträge, Datum und Aussteller sind ohne Raten zu erkennen.
- Auffindbar: die Datei lässt sich zu einer bestimmten Buchung zurückverfolgen.
- Unverändert: nachträgliche Änderungen sind erkennbar oder ausgeschlossen.
- Reproduzierbar: auf Verlangen entsteht daraus ein lesbarer Ausdruck.
Prüfe dein eigenes Vorgehen an diesen fünf Punkten, unabhängig davon, welche Behörde am Ende fragt.
Rolle von ScanLens
ScanLens scannt auf dem iPhone, führt OCR lokal aus und exportiert PDF oder Bilder. OCR ersetzt weder Quellbild noch steuerliche Einordnung. Siehe IRS und digitale Belege sowie Belege scannen.
