Scan het bonnetje terwijl het leesbaar is, controleer randen en bedragen, voeg het zakelijke doel toe en koppel het bestand aan de transactie. Stem wekelijks af, sluit elke maand af met uitzonderingen, exporteer gangbare formaten en test herstel. Dit proces gaat over Amerikaanse federale belastingdossiers, niet Nederlandse regels.
Redactionele noot: Bronnen gecontroleerd op 19 augustus 2026. Dit artikel vat gepubliceerde bronnen samen en vervangt geen juridisch, fiscaal of beveiligingsadvies.
Bij aankoop
Leg winkel, datum, regels, belasting, totaal, betaalwijze en relevante achterkant vast. Controleer OCR en voeg project, klant, deelnemers of doel toe.
Wekelijks en maandelijks
Koppel elke afbeelding aan een transactie en los ontbrekende bonnen, duplicaten, terugbetalingen en gemengd gebruik op. Exporteer maandelijks beelden en lijsten en open steekproeven buiten de apps.
Back-up en bewaring
Revenue Procedure 97-22 vraagt volledige, nauwkeurige, opvraagbare en reproduceerbare stukken. Sync is niet het hele back-upplan. De federale periode is vaak drie jaar, met langere uitzonderingen.
Waarom wekelijks en niet in maart
De zin van de wekelijkse ronde is dat de gaten dan nog te dichten zijn. Een transactie zonder bon is op vrijdag meestal een winkel die je kunt bellen, een bevestigingsmail die je kunt terugvinden, of een aankoop die je je nog goed genoeg herinnert om op te schrijven. Datzelfde gat in maart, over een dinsdag afgelopen mei, is een gok. Tien minuten per week kopen je precies dat verschil.
Wat een elektronisch archiefsysteem moet waarmaken
De Amerikaanse regels zeggen het met zoveel woorden, maar de eis is overal dezelfde — en hij beschrijft geen bestandsformaat maar een systeem dat later standhoudt:
- Volledig: alle pagina’s, achterkanten inbegrepen, niets afgesneden.
- Leesbaar: bedragen, datum en afzender zijn te lezen zonder gokken.
- Vindbaar: het bestand is terug te voeren op een bepaalde boeking.
- Onveranderd: latere wijzigingen zijn zichtbaar of onmogelijk.
- Reproduceerbaar: op verzoek komt er een leesbare afdruk uit.
Leg je eigen werkwijze langs deze vijf punten, welke instantie er uiteindelijk ook vraagt.
Rol van ScanLens
ScanLens legt vast op iPhone, voert lokale OCR uit en exporteert PDF of afbeeldingen. Het bepaalt geen aftrekbaarheid. Zie digitale bonnen en IRS en bonnen scannen.
