美国联邦税务要求自雇人士及时记录全部业务收入和支出，并保存金额、日期、交易方、商业目的及个人使用比例等资料。车辆、旅行、餐饮、礼品、资产、家庭办公室、工资和财产基础可能需要额外证据。本文不提供中国的税率或扣除规则。
编辑说明： 来源已于2026年8月19日核查。本文仅概述公开资料，不替代具体的法律、税务或安全建议。
从总额追溯到来源
每个总额都应能追溯到原始文档、付款、商业说明、分摊、账簿和申报行。Form 1099只是收入记录的一部分。
支出与混合使用
保存发票或收据、付款和业务关联。电话、网络或设备若公私混用，应记录合理分摊，而不是自动申报100%。
特殊类别
Publication 463详细讨论车辆、旅行、餐饮和礼品。资产方面，购买、投入使用、用途、折旧和处置会跨多年产生影响。
这条链条在实际中长什么样
你三月买了一部手机，工作和家里都在用。经得起追问的是五个小零件：发票、显示这笔钱确实从你账户扣走的付款记录、一张三月写下的说明（你怎么定的工作占比、依据是什么）、账上采用的同一个比例，以及最终写进申报表的那个数字。每一件都在它成立的那一周产生。等到第二年春天再凭记忆把这些拼回来的版本，就是会出问题的那个版本。
电子留存系统必须做到什么
美国的规则把这条写得很明白，但要求本身在哪里都一样，而且它说的不是文件格式，而是一套日后经得起查的做法：
- 完整：每一页都在，背面也在，没有被裁掉。
- 清晰：金额、日期、开具方不用猜就能看清。
- 可调取：这个文件能追溯到某一笔具体记账。
- 未被篡改：事后的改动要么留痕，要么根本改不了。
- 可再现：需要时能从中打出一份看得清的纸质件。
无论最后来问的是哪个部门，都用这五条检查一遍自己的做法。
电子流程
完整扫描、核对OCR、关联账目、从专有应用导出并测试备份。ScanLens不判断能否扣除。另见收据流程和IRS指南。
